If you find yourself answering yes to at least three of the
below questions, you definitely should investigate the use of a database to
better organize and report your information.
- Do you find yourself entering the same values of information into multiple spreadsheets/reports/documents?
- When you make the changes in your spreadsheet/reports/documents, are you forced to make the same changes in others?
- Do you have a large amount of data that is becoming larger and unmanageable?
- Do several people in your organization have the need to view your data at the same time?
- Are you tracking related information in several spreadsheets – such as separate sheets for sales for different departments or different geographical locations?
- When viewing your information, are you constantly scrolling on your screen to view it all? Or do you have a difficult time viewing the specific sets of data that you want?
Use a database if ...
- the information is a large amount that would become unmanageable in spreadsheet form and is related to a particular subject.
- you want to maintain records for ongoing use.
- the information is subject to many changes (change of address, pricing changes, etc.).
- you want to generate reports based on the information.
Use a spreadsheet if ...
- you want to crunch numbers and perform automatic calculations.
- you want to track a simple list of data.
- you want to easily create charts and graphs of your data.
- you want to create "What-if" scenarios
Example of how not to usea spreadsheet – put it into a database
instead !
- As an example, you have a spreadsheet, which contains a number of products that you order from several suppliers.
- In this spreadsheet, you include the supplier telephone numbers, invoice information, and product information.
- Imagine that you are adding add a new product from an existing supplier; it is the fifth product you purchase from this supplier.
- In order to ensure that you know who the supplier is, and the supplier contact information (due to filtering and sorting your spreadsheet data) you must repeat the suppliers’ contact information next to that new product.
- You have just repeated the supplier’s contact information FIVE times in the spreadsheet!
- WHAT HAPPENS IF THE SUPPLIER HAS MOVED? You will have to make changes in each of the spreadsheet cells as well as the various other spreadsheet and word-processed files that contain the supplier’s address.
- In a database, you make this change once; all reports generated from the database will contain the correct supplier address.
Sudah ya penggunaan bahasa Inggrisnya,sekarang diganti dengan
bahasa Indonesia,agar kelihatan bilingual. Hehe ...
Apa itu basis data??
Menurut Wikipedia basis data merupakan kumpulan informasi yang disimpan di dalam komputer secara sistematik sehingga dapat diperiksa
menggunakan suatu program komputer untuk
memperoleh informasi dari basis data tersebut. Perangkat lunak yang digunakan untuk mengelola dan memanggil kueri
(query) basis data disebut sistem manajemen basis data
(database management system, DBMS). Sistem basis data dipelajari dalam ilmu informasi
Istilah "basis data" berawal dari ilmu
komputer. Meskipun kemudian artinya semakin luas, memasukkan hal-hal di luar
bidang elektronika, artikel ini mengenai basis data komputer. Catatan yang
mirip dengan basis data sebenarnya sudah ada sebelum revolusi industri yaitu
dalam bentuk buku besar, kuitansi dan kumpulan data yang berhubungan dengan
bisnis.
Konsep dasar dari basis data adalah kumpulan dari
catatan-catatan, atau potongan dari pengetahuan. Sebuah basis data memiliki
penjelasan terstruktur dari jenis fakta yang tersimpan di dalamnya: penjelasan
ini disebut skema. Skema
menggambarkan obyek yang diwakili suatu basis data, dan hubungan di antara
obyek tersebut. Ada banyak cara untuk mengorganisasi skema, atau memodelkan struktur
basis data: ini dikenal sebagai model basis data
atau model data. Model yang umum digunakan sekarang adalah model relasional,
yang menurut istilah layman mewakili semua informasi dalam bentuk tabel-tabel
yang saling berhubungan dimana setiap tabel terdiri dari baris dan kolom
(definisi yang sebenarnya menggunakan terminologi matematika). Dalam model ini,
hubungan antar tabel diwakili denga menggunakan nilai yang sama antar tabel.
Model yang lain seperti model hierarkis
dan model jaringan
menggunakan cara yang lebih eksplisit untuk mewakili hubungan antar tabel.
.
Positif
Basis Data :
1)
Kecepatan dan kemudahan (speed)
Dengan menggunakan
basis data pengambilan informasi dapat dilakukan dengan cepat dan mudah. Basis
data memiliki kemampuan dalam mengelompokan, mengurutkan bahkan perhitungan
dengan metematika. Dengan perancangan yang benar, maka penyajian informasi akan
dapat dilakukan dengan cepat dan mudah.
2)
Kebersamaan
pemakai
Sebuah basis data
dapat digunakan oleh banyak user san banyak aplikasi. Untuk data-data yang
diperlukan oleh banyak orang/bagian. Tidak perlu dilakukan pencatatan
dimasing-masing bagian, tetapi cukup dengan satu basis data untuk dipakai
bersama. Misalnya data mahasiswa dalam suatu perguruan tinggi, dibutuhkan oleh
banyak bagian, diantaranya: bagian akademik, bagian keuangan, bagian
kemahasiswaan, dan perpustakaan. Tidak harus semua bagian ini memiliki catatan
dan semua bagian bisa mengakses data tersebut sesuai dengan keperluannya.
3)
Pemusatan
control data
karena cukup
dengan satu basis data unutk banyak keperluan, pengontrolan terhadap data juga
cukup dilakuan di satu tempat saja. Jika ada perubahan data alamat mahasiswa
misalnya, maka tidak perlu kita meng-update semua data dimasing-masing bagian
tetapi cukup hanya disatu basis data.
4)
Efesiensi
ruang penyimpanan (space)
Dengan pemakain
bersama, kita tidak perlu menyediakan tempat penyimpanan diberbagai tempat,
tetapi cukup satu saja sehingga ini akan menghemat ruang penyimpanan data yang
dimilikioleh sebuah organisasi. Dengan teknik perancangan basis data yang
benar, kita akan menyederhanakan penyimpanan sehingga tidak semua data harus
disimpan.
5)
Keakuratan (Accuracy)
Penerapan secara
ketat aturan tipe data, domain data, keunikan data, hubungan antara data, dan
lain-lain, dapat menekan keakuratan dalam pemasukan/penyimpanan data.
6)
Ketersediaan (availability)
Dengan basis data kita dapat mem-backup
data, memilah-milah data mana yang masih diperlukan dan data mana yang perlu
kita simpan ke tempat lain. Hal ini mengingat pertumbuhan transaksi suatu
organisasi dari waktu ke waktu membutuhkan media penyimpanan yang semakin
besar.
7)
Keamanan (Security)
Kebanyakan DBMS
dilengkapi dengan fasilitas manajemen pengguna diberikan hak akses yang
berbeda-beda sesuai dengan pengguna dan posisinya. Basis data bisa diberikan
passwordnya untuk membatasi orang yang mengaksesnya.
8)
Kemudahan
dalam pembuatan program aplikasi baru
Pengguna basis
data merupakan bagian dari perkembangan teknologi. Dengan adanya basis data
pembuatan aplikasi bisa memanfaatkan kemampuan dari DBMS, sehingga pembuatan
aplikasi tidak perlu mengurusi penyimpanan data, tetapi cukup mengatur
interface untuk pengguna.
9)
Pemakain
secara langsung
Basis data
memiliki fasilitas untuk melihat datanya secara langsung dengan tool yang
disediakan oleh DBMS. Untuk melihat data, langsung ke table ataupun menggunakan
query. Biasanya yang menggunakan fasilitas ini adalah user yang sudah ahli,
atau database administrator.
10)
Kebebasan
data (Data Independence)
Jika sebuah
program telah selesai dibuat, dan ternyata ada perubahan isi/struktur data.
Maka dengan basis data, perubahan ini hanya perlu dilakukan pada level DBMS
tanpa harus membongkar kembali program aplikasinya.
11)
User view
Basis data
penyediaan pandangan yang berbeda-beda untuk tiap-tiap pengguna. Misalnya kita
memiliki data-data dari perusahaan yang bergerak dibidang retail. Data yang ada
berupa data barang, penjualan, dan pembelian. Ada beberapa jenis pengguna yang
memerlukan informasi terkait dengan data perusahaan tresebut. Mereka adalah
pelanggan, kasir, bagian gudang, bagian akutansi dan manajer. Tidak semua data
boleh diakses oleh semua pengguna. Misalnya kasir dia hanya boleh berhak
melihat informasi nama barang dan harga jualnya. Sementara itu dia berhak untuk
memasukan data penjualan . berbeda dengan pelanggan yang hanya melihat data
keberadaan barang dan harga jual tetapi tidak berhak memasukan atau merubah
data. Sementara itu bagian akutansi berhak melihat keuntungan dari tiap-tiap
barang untuk menganalisa data akutansinya.Basis data mampu memberikan layanan
organisasi seperti ini.
Negatif Basis Data :
- Diperlukan tempat penyimpanan yeng besar
- Diperlukan tenaga yang terampil dalam mengolah data
- Perangkat lunaknya mahal
- Kerusakan di sistem basis data mempengaruhi departemen yang terkait
- Data dependence
- Data terisonr
- Timbulnya data rangkap
- Kesulitan mengakses data
- Masalah keamanan
- Kompleks
