WHY DO YOU NEED A DATABASE?

If you find yourself answering yes to at least three of the below questions, you definitely should investigate the use of a database to better organize and report your information.

1. Do you find yourself entering the same values of information into multiple spreadsheets/reports/documents?
2. When you make the changes in your spreadsheet/reports/documents, are you forced to make the same changes in others?
3. Do you have a large amount of data that is becoming larger and unmanageable? 
4. Do several people in your organization have the need to view your data at the same time? 
5.  Are you tracking related information in several spreadsheets – such as separate sheets for sales for different departments or different geographical locations? 
6. When viewing your information, are you constantly scrolling on your screen to view it all? Or do you have a difficult time viewing the specific sets of data that you want?  

Use a database if ...

• the information is a large amount that would become unmanageable in spreadsheet form and is related to a particular subject. 
•  you want to maintain records for ongoing use. 
•  the information is subject to many changes (change of address, pricing changes, etc.). 
•  you want to generate reports based on the information.

 Use a spreadsheet if ...

• you want to crunch numbers and perform automatic calculations. 
•  you want to track a simple list of data. 
•  you want to easily create charts and graphs of your data. 
•  you want to create "What-if" scenarios

Example of how not to usea spreadsheet – put it into a database instead !

• As an example, you have a spreadsheet, which contains a number of products that you order from several suppliers. 
• In this spreadsheet, you include the supplier telephone numbers, invoice information, and product information. 
• Imagine that you are adding add a new product from an existing supplier; it is the fifth product you purchase from this supplier. 
•  In order to ensure that you know who the supplier is, and the supplier contact information (due to filtering and sorting your spreadsheet data) you must repeat the suppliers’ contact information next to that new product. 
• You have just repeated the supplier’s contact information FIVE times in the spreadsheet! 
•  WHAT HAPPENS IF THE SUPPLIER HAS MOVED? You will have to make changes in each of the spreadsheet cells as well as the various other spreadsheet and word-processed files that contain the supplier’s address. 
•  In a database, you make this change once; all reports generated from the database will contain the correct supplier address.

            Sudah ya penggunaan bahasa Inggrisnya,sekarang diganti dengan bahasa Indonesia,agar kelihatan bilingual. Hehe ...

Apa itu basis data??

Menurut Wikipedia basis data merupakan kumpulan informasi yang disimpan di dalam komputer secara sistematik sehingga dapat diperiksa menggunakan suatu program komputer untuk memperoleh informasi dari basis data tersebut. Perangkat lunak yang digunakan untuk mengelola dan memanggil kueri (query) basis data disebut sistem manajemen basis data (database management system, DBMS). Sistem basis data dipelajari dalam ilmu informasi

Istilah "basis data" berawal dari ilmu komputer. Meskipun kemudian artinya semakin luas, memasukkan hal-hal di luar bidang elektronika, artikel ini mengenai basis data komputer. Catatan yang mirip dengan basis data sebenarnya sudah ada sebelum revolusi industri yaitu dalam bentuk buku besar, kuitansi dan kumpulan data yang berhubungan dengan bisnis.

Konsep dasar dari basis data adalah kumpulan dari catatan-catatan, atau potongan dari pengetahuan. Sebuah basis data memiliki penjelasan terstruktur dari jenis fakta yang tersimpan di dalamnya: penjelasan ini disebut skema. Skema menggambarkan obyek yang diwakili suatu basis data, dan hubungan di antara obyek tersebut. Ada banyak cara untuk mengorganisasi skema, atau memodelkan struktur basis data: ini dikenal sebagai model basis data atau model data. Model yang umum digunakan sekarang adalah model relasional, yang menurut istilah layman mewakili semua informasi dalam bentuk tabel-tabel yang saling berhubungan dimana setiap tabel terdiri dari baris dan kolom (definisi yang sebenarnya menggunakan terminologi matematika). Dalam model ini, hubungan antar tabel diwakili denga menggunakan nilai yang sama antar tabel. Model yang lain seperti model hierarkis dan model jaringan menggunakan cara yang lebih eksplisit untuk mewakili hubungan antar tabel.

.

Positif Basis Data :

1)           Kecepatan dan kemudahan (speed)

Dengan menggunakan basis data pengambilan informasi dapat dilakukan dengan cepat dan mudah. Basis data memiliki kemampuan dalam mengelompokan, mengurutkan bahkan perhitungan dengan metematika. Dengan perancangan yang benar, maka penyajian informasi akan dapat dilakukan dengan cepat dan mudah.

2)        Kebersamaan pemakai

Sebuah basis data dapat digunakan oleh banyak user san banyak aplikasi. Untuk data-data yang diperlukan oleh banyak orang/bagian. Tidak perlu dilakukan pencatatan dimasing-masing bagian, tetapi cukup dengan satu basis data untuk dipakai bersama. Misalnya data mahasiswa dalam suatu perguruan tinggi, dibutuhkan oleh banyak bagian, diantaranya: bagian akademik, bagian keuangan, bagian kemahasiswaan, dan perpustakaan. Tidak harus semua bagian ini memiliki catatan dan semua bagian bisa mengakses data tersebut sesuai dengan keperluannya.

3)        Pemusatan control data

karena cukup dengan satu basis data unutk banyak keperluan, pengontrolan terhadap data juga cukup dilakuan di satu tempat saja. Jika ada perubahan data alamat mahasiswa misalnya, maka tidak perlu kita meng-update semua data dimasing-masing bagian tetapi cukup hanya disatu basis data.

4)        Efesiensi ruang penyimpanan (space)

Dengan pemakain bersama, kita tidak perlu menyediakan tempat penyimpanan diberbagai tempat, tetapi cukup satu saja sehingga ini akan menghemat ruang penyimpanan data yang dimilikioleh sebuah organisasi. Dengan teknik perancangan basis data yang benar, kita akan menyederhanakan penyimpanan sehingga tidak semua data harus disimpan.

5)        Keakuratan (Accuracy)

Penerapan secara ketat aturan tipe data, domain data, keunikan data, hubungan antara data, dan lain-lain, dapat menekan keakuratan dalam pemasukan/penyimpanan data.

6)        Ketersediaan (availability)

Dengan basis data kita dapat mem-backup data, memilah-milah data mana yang masih diperlukan dan data mana yang perlu kita simpan ke tempat lain. Hal ini mengingat pertumbuhan transaksi suatu organisasi dari waktu ke waktu membutuhkan media penyimpanan yang semakin besar.

7)        Keamanan (Security)

Kebanyakan DBMS dilengkapi dengan fasilitas manajemen pengguna diberikan hak akses yang berbeda-beda sesuai dengan pengguna dan posisinya. Basis data bisa diberikan passwordnya untuk membatasi orang yang mengaksesnya.

8)        Kemudahan dalam pembuatan program aplikasi baru

Pengguna basis data merupakan bagian dari perkembangan teknologi. Dengan adanya basis data pembuatan aplikasi bisa memanfaatkan kemampuan dari DBMS, sehingga pembuatan aplikasi tidak perlu mengurusi penyimpanan data, tetapi cukup mengatur interface untuk pengguna.

9)        Pemakain secara langsung

Basis data memiliki fasilitas untuk melihat datanya secara langsung dengan tool yang disediakan oleh DBMS. Untuk melihat data, langsung ke table ataupun menggunakan query. Biasanya yang menggunakan fasilitas ini adalah user yang sudah ahli, atau database administrator.

10)    Kebebasan data (Data Independence)

Jika sebuah program telah selesai dibuat, dan ternyata ada perubahan isi/struktur data. Maka dengan basis data, perubahan ini hanya perlu dilakukan pada level DBMS tanpa harus membongkar kembali program aplikasinya.

11)    User view

Basis data penyediaan pandangan yang berbeda-beda untuk tiap-tiap pengguna. Misalnya kita memiliki data-data dari perusahaan yang bergerak dibidang retail. Data yang ada berupa data barang, penjualan, dan pembelian. Ada beberapa jenis pengguna yang memerlukan informasi terkait dengan data perusahaan tresebut. Mereka adalah pelanggan, kasir, bagian gudang, bagian akutansi dan manajer. Tidak semua data boleh diakses oleh semua pengguna. Misalnya kasir dia hanya boleh berhak melihat informasi nama barang dan harga jualnya. Sementara itu dia berhak untuk memasukan data penjualan . berbeda dengan pelanggan yang hanya melihat data keberadaan barang dan harga jual tetapi tidak berhak memasukan atau merubah data. Sementara itu bagian akutansi berhak melihat keuntungan dari tiap-tiap barang untuk menganalisa data akutansinya.Basis data mampu memberikan layanan organisasi seperti ini.

Negatif Basis Data :

1. Diperlukan tempat penyimpanan yeng besar 
2. Diperlukan tenaga yang terampil dalam mengolah data 
3. Perangkat lunaknya mahal 
4. Kerusakan di sistem basis data mempengaruhi departemen yang terkait
5. Data dependence
6. Data terisonr
7. Timbulnya data rangkap
8. Kesulitan mengakses data
9. Masalah keamanan
10. Kompleks